כל מנהל יודע שכדי להבטיח את תפקודו השוטף של העסק, לא די להציע שירות טוב או מוצר איכותי אלא חשוב להעסיק מזכירה או מענה אוטומטי כדי להבטיח ששום פנייה לא תישאר ללא מענה. שירותי משרד הם מרכיב קריטי בתפקוד השוטף של העסק, בשמירה והרחבה של מעגל הלקוחות ולכן חשוב להיעזר בשירותים האיכותיים והמקצועיים ביותר.
מהם שירותי משרד?
המושג שירותי מזכירות מאגד לתוכו מכלול של פרמטרים שונים שמטרתם להבטיח עבודה שוטפת ותקינה. שירותים אלה כוללים למשל מענה אנושי - מזכירה אשר מטפלת בפניות ומעבירה אותן הלאה, וגם שירותי מענה אוטומטיים הפעילים במקרים שבהם המשרד לא מאויש, למשל בערבים ובסופי שבוע.
שירותי משרד מטרתם להבטיח לבעל העסק כי כל פניה וכל לקוח פוטנציאלי או קיים המבקש ליצור קשר יקבל מענה וטיפול הולם. שירותי משרד מספקים מענה טלפוני עסקי שמבטיח מתן שירות מקצועי בכל שעות היממה ומאפשר לבעל העסק להמשיך לעסוק בענייניו עם ראש שקט וללא דאגות, בידיעה שכל מי שמנסה לפנות לעסק מטופל כיאות.
מדוע אני צריך שירותי משרד מקצועיים?
עסקים רבים עובדים עם לקוחות מחו"ל שעשויים להתקשר אחרי שעות העבודה של המשרד. בעסקים אחרים קו הטלפון תפוס ולקוח שמתקשר ולא נענה עלול לפנות מיד לעסק המתחרה. מענה טלפוני עסקי הוא מערך של נציגי שירות שיקבלו כל שיחה שלא יכולה להיענות על ידי צוות המשרד שלך, מכל סיבה שהיא.
עם שירותי משרד מקצועיים אתה חוסך בכוח אדם מיותר אבל מבטיח לקבל כל פניה. עולם העסקים הוא תחום בו התחרות אכזרית ואם ללקוח קיים או פוטנציאלי לא יינתן מענה זריז, יעיל ונעים הוא לא יהסס ויפנה למתחריך. על מנת לשלוט בשוק עליך להיות זמין לכולם.
ישנן שתי דרכם לבצע את קבלת המענה הטלפוני. אתם יכולים ליצור מספר טלפון שייענה אך ורק על ידי נציגי השירות של המענה הטלפוני העסקי. אפשרות שניה היא לעשות 'עקוב אחרי' – שירות שיבטיח שכל שיחה הממתינה מספר צלצולים או שנתקלת בצליל תפוס תועבר לנציגי השירות. הנציגים כמובן יזדהו בשם העסק שלכם.
שירותי משרד ושירותי מזכירות איכותיים
לא די במענה טלפוני כדי להבטיח מתן שירותי משרד אופטימליים. חשוב מאוד להעניק שירותי מזכירות איכותיים שמטפלים לא רק בעניין הטלפוני אלא גם בהסדרת כל הבקשות המגיעות דרך המענה הקולי ודאגה שכולן יגיעו באופן מסודר ליעדן ויטופלו כראוי. עניין התקשורת ויחסי האנוש של נותני השירות חשוב לא פחות מהיעילות ויכולת הארגון.
שירותי מזכירות הם הפנים של המשרד, ופעמים רבות הם אלו שיכתיבו את הרושם הראשוני שיחקק בזיכרונו של הלקוח. העסקת מזכיר או מזכירה גסי רוח או סתם לא סימפטיים עשויה להיות טעות פטאלית שתחרוץ את גורלו של המשרד כולו, עוד בטרם הלקוח זכה להתנסות במוצרי או בשירותי החברה.
בחרו בחברה שתעניק לכם פתרון מקיף
עליכם למצוא את מי שיעניק לכם גם יעילות וסדר וגם מענה אנושי נעים ומזמין. כל מי שמתקשר אליכם צריך להרגיש שהוא חשוב לכם באופן אישי ושהוא יכול להיות בטוח שבקשתו תגיע ליעדה. שירותי משרד עשויים להיות מכריעים ביותר להתנהלות העסק שלכם ולכן חשוב לוודא שאתם בוטחים בחברה המתאימה שתספק לכם מענה כולל ואיכותי לכל הצרכים המשרדיים שלכם.
